LAERSKOOL PROTEAPARK: BELEID: BEHEER EN KONTROLE VAN HANDBOEKE EN LEERHULPMIDDELS HIERDIE BELEID MOET GELEES WORD SAAM MET DIE “LTSM RETRIEVAL POLICY” EN DIE “POLICY FOR TEXTBOOK DISPOSAL” 6 Junie 2008 1. DOELSTELLINGS VAN DIE BELEID 1.1 Om alle handboeke en leerhulpmiddels te herwin aan die einde van die jaar. 1.2 Die effektiewe voorsiening van handboeke en leerhulpmiddels 1.3 Om die lewensduurte van handboeke te verleng. 1.4 Om die leerders te betrek by die bewaring, versorging en herwinning van handboeke. 1.5 Om handboeke en leerderhulpmiddels betyds aan onderwysers en leerders te voorsien. 1.6 Behoorlike kontrole en beheer van handboeke en leerhulpmiddels. 2. ROLLE EN FUNKSIES 2.1 DIE BEHEERLIGGAAM 2.1.1 Die beheerliggaam moet te alle tye die skool se beste belange bevorder. 2.1.2 Die beheerliggaam moet alles in hulle vermoë doen om kwaliteit onderwys te verseker. 2.2 DIE VOORRAADBEAMPTE(S) 2.2.1 Die voorraadbeampte(s) word deur die hoof aangestel. Die voorraadbeampte(s) aanvaar verantwoordelikheid vir die beheer en kontrole van handboeke en leerhulpmiddels. 2.2.2 Die beampte(s) sal vir die volgende verantwoordelik wees: ∙ die bestuur en beheer van die stoorkamers waar die voorraad gestoor word. ∙ die ontvangs van nuwe voorraad ∙ die uitreiking van handboeke en leerhulpmiddels ∙ voorraadopnames ∙ herwinning van handboeke en leerhulpmiddels ∙ voltooiing van die nodige dokumentasie soos vereis word deur die skoolbeleid en die Onderwysdepartement. ∙ rekenarisering van die voorraad. 2.3 ONDERWYSERS 2.3.1 Dit is die betrokke leerarea onderwyser in samewerking met die leerareahoof en departementshoof se verantwoordelikheid om toe te sien dat daar voldoende handboeke en leerhulpmiddels vir die leerarea beskikbaar is. 2.3.2 Dit is bogenoemde partye se verantwoordelikheid om toe te sien dat daar in die begroting voorsiening gemaak word om tekorte aan te vul. 2.3.3 Die leerarea onderwyser vra die nodige handboeke aan by die voorraadbeampte op die nodige dokumentasie soos vereis. 2.3.4 Die leerarea onderwyser teken vir die handboeke wat hy/sy ontvang en aanvaar verantwoordelikheid daarvoor. 2.3.5 Die onderwyser deel die handboeke aan die leerders uit en teken die nommers van die handboeke langs die leerders se naam op ‘n klaslys aan. Die klaslys word in die onderwyser se leerarealêer geliasseer. ‘n Afskrif van die klaslys word aan die betrokke voorraadbeampte oorhandig vir rekorddoeleindes. Een maal per kwartaal word die leerders se handboeke gekontroleer. Die datum verskyn op die kwartaalprogram. 2.3.6 Wanneer die boeke weer ingeneem word aan die einde van die jaar of wanneer die leerder die skool verlaat, moet die onderwyser op die volgende let: ∙ Toestand van die boek ∙ Moontlike skade aan die handboek ∙ Stem die nommer ooreen met die nommer teen die leerder se naam 2.3.7 Indien ‘n leerder verhuis, word ‘n LP 18B vorm voltooi wat aandui of die leerder die handboeke en ander eiendom van die skool in sy/ haar besit ingehandig het. (Sien Bylae ) 2.3.8 Indien ‘n leerder verhuis sonder dat die handboeke ingehandig is, word die oorplasingskaart vergesel van ‘n LP 18C-vorm, waarin die ouers versoek word om die handboeke steeds in sy/ haar besit aan die skool terug te besorg. ‘n Afskrif van die brief moet deur die onderwyser bewaar word, indien die boeke nie terugbesorg word nie. (Sien Bylae ) 2.3.9 Indien ‘n leerder handboeke beskadig of verloor, word die ouer per brief in kennis gestel dat die boek betaal moet word. Die leerders is in besit van ‘n lys wat al die handboeke in sy/ haar besit aandui met die vervangingswaarde. 2.3.10 Indien die boek betaal word, moet die geld volgens die gewone prosedure inbetaal word en die leerder moet ‘n kwitansie ontvang. Die geld moet gebruik word om die boek te vervang. 2.3.11 Aan die einde van die jaar moet die onderwyser ‘n lys van al die handboeke wat nie herwin is nie, met redes aan die voorraadbeampte voorlê. 2.4 OUERS EN LEERDERS 2.4.1 Ouers en leerders moet ook bewus gemaak word van die belangrikheid om die handboeke met sorg te gebruik en op te pas. 2.4.2 Ouers moet mede-verantwoordelikheid vir die handboeke aanvaar. 3. PROSEDURES 3.1 Alle nuwe handboeke en leerhulpmiddels moet volgens die onderstaande prosedure hanteer word: 3.1.1 Die voorraadbeampte(s) is verantwoordelik vir die ontvangs van alle nuwe voorraad. Tydens die ontvangs moet die beampte kontroleer dat die getalle en besonderhede op die fakture en die voorraad ooreenstem. Indien alles korrek is word die fakture onderteken en die amptelike skoolstempel op die fakture geplaas. Enige tekorte of ongerymdhede moet dadelik aan die hoof/ departement gerapporteer word. Die voorraadbeampte moet ‘n afksrif van die fakture hou en ook ‘n afskrif aan die hoof oorhandig vir rekorddoeleindes. 3.1.2 Die handboeke moet in die voorraadregister opgeneem word. 3.1.3 Elke handboek moet duidelik gestempel word: ∙ Die skoolstempel moet agter op die titelbladsy, in die middel van die boek en op die laaste bladsy wat teks bevat aangebring word. Dra sorg dat daar nie oor die teks gestempel word nie. ∙ Elke handboek moet ook genommer word. ∙ “n Stempel wat die volgende inligting bevat moet voor die boek aangebring word, nl. Naam van leerder, Graad, datum uitgedeel, Toestand van die boek en die leerder se handtekening. 3.1.4 Geen handboek kan uitgedeel word voordat die bogenoemde prosedure nie gevolg is nie. 4. VERSORGING VAN HANDBOEKE 4.1 Alle moontlike voorsorgmaatreëls moet getref word om die lewensduurte van handboeke te verleng. Handboeke moet ten minste drie jaar hou. 4.2 Onderwysers moet leerders leer om handboeke met sorg te hanteer. Leer hulle om nuwe boeke volgens die regte prosedure oop te maak vir die eerste keer. 4.3 Alle handboeke moet met plastiek oorgetrek word. 4.4 Moedig leerders aan om stewige skooltasse te gebruik sodat die tas die handboeke kan help beskerm. 4.5 Leerders mag nie in die handboeke skryf nie. 5. AFSKRYWINGS VAN HANDBOEKE EN LEERHULPMIDDELS 5.1 Handboeke wat in onbruik geraak het vir watter rede ookal moet behoorlik afgeskryf word volgens voorgeskrewe prosedure. 5.2 Die rede waarom die boeke afgeskryf word moet baie duidelik aangetoon word. Die volgende redes kan aangetoon word: ∙ Verouderd - Hou nie meer verband met die kurrikulum nie. Datums, inligting ens. nie meer korrek nie ∙ Beskadig - ∙ Verlore 5.3 Die volgende rolspelers is betrokke by die afskrywings van handboeke en leerhulpmiddels: 5.3.1 Die voorraadbeampte stel ‘n lys op van die handboeke wat afgeskryf moet word met redes. Die lys word aan die hoof voorgelê 5.3.2 Die skoolhoof sal die lys aan die Beheerliggaam voorlê. Die Beheerliggaam moet die skool besoek om die boeke te besigtig en die afskrywing goed te keur. Die hoof sal ook die beamptes by die Areakantoor in kennis stel sodat hulle ook die voorraad kan besigtig. 5.3.3 Die RDC (Regional disposal committee) mot die afskrywing goedkeur. Geen boeke kan die perseel verlaat voordat die RDC nie toestemming gegee het nie. 5.3.4 Die prosedure beskryf in die departementele beleid soos aangeheg, sal gevolg word.